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在惠州市保安公司，每年大大小小的會(huì)議要召開(kāi)幾十次，很多公司把開(kāi)會(huì)當(dāng)成一種形式，而惠州市保安公司卻認(rèn)為開(kāi)會(huì)是管理工作的一種重要方法。對(duì)集思廣益，消除誤解，做出決策，有其重要意義。如何才能像惠州市保安公司一樣，把會(huì)議開(kāi)的有意義，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的功能呢，惠州市保安公司認(rèn)為通過(guò)掌握高效會(huì)議管理的原則和技能，可避免無(wú)效會(huì)議造成的巨大成本和時(shí)間浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)同事間有效溝通、及時(shí)傳達(dá)企業(yè)訊息、激發(fā)員工士氣和工作創(chuàng)意、有效達(dá)成決議和解決問(wèn)題、監(jiān)督員工工作進(jìn)展等，從而有力促進(jìn)公司和部門(mén)工作業(yè)績(jī)的達(dá)成。如何才能開(kāi)好高效的會(huì)議？惠州市保安公司認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持以下八項(xiàng)原則。

一、主題要集中?；葜菔斜０补镜拿恳淮螘?huì)議主題都很集中，這樣可以集中時(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過(guò)三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，效率也就越低下，成本也就越高。

二、人員要相關(guān)。參加會(huì)議的人員，一是要堅(jiān)持“少而精”的原則。與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的單位，派員參加。協(xié)辦的單位，則無(wú)需派人參加。二要堅(jiān)持“有效性“的原則。具體的議題，讓主責(zé)人員直接匯報(bào)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)代為匯報(bào)，避免“一問(wèn)三不知”的現(xiàn)象出現(xiàn)。三要堅(jiān)持“決策權(quán)”的原則。參加會(huì)議的人員，一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事派員參加機(jī)也要賦予相應(yīng)的權(quán)利。否則因做不了主造成議而不決，是最大人員成本的浪費(fèi)。

三、事先要通報(bào)?；葜菔斜０补驹谡匍_(kāi)會(huì)議前會(huì)提前告知。不要到會(huì)場(chǎng)才知什么議題，沒(méi)經(jīng)深思熟慮作出決策，導(dǎo)致決策有誤。重大議題應(yīng)提前一天告知，讓大家廣泛征求意見(jiàn)，充分作好準(zhǔn)備，開(kāi)會(huì)各抒己見(jiàn)，迅速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議議題、提供有關(guān)資料、發(fā)言次序都在會(huì)議通知中告知為好。

四、程序要準(zhǔn)確?；葜菔斜０补局匾晻?huì)議的程序，會(huì)議的程序很重要，關(guān)系到會(huì)議是否民主，有效。一是由會(huì)議議題單位主持，或辦公室主持。側(cè)重主持人的準(zhǔn)備能力技巧，包括主持人有沒(méi)有用心做調(diào)查報(bào)告、有無(wú)主持控場(chǎng)能力、會(huì)議決策技巧、決策工具使用、溝通反饋技巧、總結(jié)歸納能力、應(yīng)對(duì)意外隋況發(fā)生、化解沖突、會(huì)議記錄監(jiān)督協(xié)助等，在整個(gè)會(huì)議中起決定性作用。二是該議的時(shí)候議，該決的的時(shí)候決，該舉手的時(shí)候舉手，該簽字的時(shí)候簽字，盡可能會(huì)上形成決議，不要事后補(bǔ)辦，切實(shí)提高會(huì)議效率。

五、時(shí)間要緊湊?；葜菔斜０补镜拿恳淮螘?huì)議都提前預(yù)定了時(shí)間，一個(gè)議題的會(huì)議一般會(huì)議時(shí)間不應(yīng)超過(guò)一個(gè)小時(shí)。超過(guò)一個(gè)小時(shí)還形成不了決議，說(shuō)明分歧較大，可以回去準(zhǔn)備，二次再議，做出準(zhǔn)確決策。人是有生物鐘的，開(kāi)會(huì)時(shí)間長(zhǎng)了，大腦反映遲鈍了，決策慢了且容易出錯(cuò)。當(dāng)然，11點(diǎn)會(huì)議，容易提高會(huì)議效率，但也應(yīng)避免倉(cāng)促?zèng)Q策。

六、記錄要完整。會(huì)議記錄一定要完整、規(guī)范。從簽到、討論記錄，到會(huì)議決議、表決情況，都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，以觀(guān)備查?？刹捎脤?zhuān)用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。

七、紀(jì)要要及時(shí)。惠州市保安公司在會(huì)議召開(kāi)后，往往會(huì)在兩日內(nèi)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要要做到完成目標(biāo)的時(shí)間、要求、方法、執(zhí)行部門(mén)四落實(shí)。拖泥帶水是企業(yè)執(zhí)行力的大忌。所以，要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，一是增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二是可以趁熱打鐵，取得事半功倍的效果；三是避免節(jié)外生枝，導(dǎo)致不必要的麻煩；四是提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力。

八、決策要檢查。開(kāi)完會(huì)后，惠州市保安公司還會(huì)跟蹤調(diào)查。首先是檢查要及時(shí)。在會(huì)后的幾天里，要檢查有關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)議決議的貫徹落實(shí)方案。其次是定期查落實(shí)。對(duì)會(huì)議的貫徹，制定各節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要進(jìn)行檢查。三是決策完成期限要進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，好的表?yè)P(yáng)，錯(cuò)的處罰，確保會(huì)議有效性的貫徹落實(shí)。

尤其值得注意的是，前期準(zhǔn)備和后續(xù)跟進(jìn)工作也同樣重要。真正的工作通常不是在會(huì)議期間完成的，而是在它之前和之后完成的。一次會(huì)議的效率取決于所做的準(zhǔn)備工作，這實(shí)際上意味著要去準(zhǔn)備會(huì)議的議程以及針對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行方案。

會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要時(shí)間。因此，應(yīng)該在時(shí)間表中預(yù)留一定的時(shí)間，確保有足夠的時(shí)間。很多管理者會(huì)在筆記本中記上要去參加的會(huì)議，但令人驚奇的是，很少有人會(huì)在他們的時(shí)間表中為會(huì)議前期準(zhǔn)備和后續(xù)跟進(jìn)工作預(yù)留時(shí)間。

在某種程度上，如果準(zhǔn)備工作不夠充分，可以通過(guò)會(huì)議上的即興發(fā)揮來(lái)補(bǔ)償，有經(jīng)驗(yàn)的管理者會(huì)這樣做。這并非與生俱來(lái)的能力，而是多年經(jīng)驗(yàn)的結(jié)果。優(yōu)秀的管理者也可以即興發(fā)揮，但他們并不依賴(lài)這種技巧。他們會(huì)做準(zhǔn)備，認(rèn)真考慮這次會(huì)議及其進(jìn)程。他們同樣知道，即便是準(zhǔn)備最充分的會(huì)議，也不會(huì)總是按照計(jì)劃進(jìn)行。即使做了最好的準(zhǔn)備，也還需要足夠的應(yīng)變能力。

惠州市保安公司堅(jiān)持認(rèn)為企業(yè)管理離不開(kāi)會(huì)議。開(kāi)好會(huì)，也會(huì)提高生產(chǎn)力。遵循這些簡(jiǎn)單的規(guī)則，會(huì)議可以變成一種非常有效的工具。